Come essere GDPR Compliant? (General Data Protection Regulation)

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è un regolamento introdotto dall’Unione Europea nel 2018 che stabilisce come le aziende – sia all’interno che all’esterno dell’UE – dovrebbero gestire i dati personali dei cittadini dell’UE. La sua introduzione ha significato che le aziende devono prendere seriamente in considerazione le loro pratiche di gestione dei dati e assicurarsi di rispettare i requisiti del GDPR.

Per essere “GDPR compliant”, un’azienda deve garantire che tutte le sue pratiche di gestione dei dati siano in linea con i principi e i requisiti di questo regolamento. Questi principi includono la trasparenza nel modo in cui i dati vengono raccolti e utilizzati, la limitazione della raccolta di dati al minimo necessario per il compimento delle finalità dichiarate, la necessità di ottenere il consenso esplicito per il trattamento dei dati in molte circostanze e il rispetto dei diritti dei soggetti dei dati, tra cui il diritto di accesso, di rettifica e di cancellazione dei dati.

Inoltre, le aziende devono dimostrare che hanno implementato misure di sicurezza appropriate per proteggere i dati personali da perdite, usi illeciti o accessi non autorizzati. Questo può includere la crittografia dei dati, l’uso di password forti, la formazione del personale sulla sicurezza dei dati, e l’implementazione di politiche e procedure per rispondere prontamente in caso di violazione dei dati.

In sintesi, essere compliant al GDPR significa fare tutto il possibile per proteggere i dati personali che l’azienda gestisce, rispettando i diritti dei soggetti “proprietari” dei dati e ponendo in essere misure adeguate a prevenire e rispondere alle violazioni dei dati (c.d. “privacy by design” e “privacy by default”).

Al fine di assicurare la conformità dell’azienda al GDPR deve essere eseguita una serie di passaggi chiave che serviranno non solo a rispettare la normativa in materia, ma contribuiranno anche a rafforzare la reputazione dell’azienda sul mercato.

In sintesi, i passaggi necessari per diventare GDPR compliant sono:

1. La nomina di un responsabile della protezione dei dati (DPO). A seconda delle dimensioni dell’azienda e/o del tipo di dati che la stessa gestisce, potrebbe essere necessario nominare un DPO, ovvero un soggetto munito di specifica formazione ed esperienza in materia che ha la responsabilità di supervisionare la conformità al GDPR all’interno dell’azienda e di agire come punto di contatto con l’autorità di protezione dei dati.
2. La realizzazione di un’analisi dell’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Una DPIA è un processo che aiuta l’impresa a identificare e minimizzare i rischi associati al trattamento dei dati. Non tutte le aziende devono realizzare una DPIA, ma è sicuramente necessaria laddove l’attività da essa esercitata e/o le relative modalità comportino un alto rischio per i diritti e le libertà delle persone.
3. L’implementazione di misure di sicurezza adeguate. Questo può includere l’uso di crittografia, la messa in atto di controlli di accesso, l’aggiornamento regolare del software e l’implementazione di procedure per rispondere alle violazioni dei dati. Le misure di sicurezza dovrebbero essere proporzionate alla natura dei dati che l’azienda tratta ed ai rischi che essa potrebbe incontrare.
4. La gestione del consenso. Il GDPR richiede che il consenso sia dato liberamente e che sia specifico, informato e inequivocabile. L’impresa deve, pertanto, essere chiara su cosa sta chiedendo, perché ne ha bisogno e come verrà utilizzato. Inoltre, dovrebbe essere in grado di dimostrare che ha ottenuto il consenso e permettere ai soggetti dei dati di ritirarlo facilmente.
5. La preparazione per le richieste dei soggetti dei dati: I soggetti dei dati hanno il diritto di richiedere l’accesso ai loro dati, di rettificarli, di chiederne la cancellazione, di limitarne il trattamento, di opporsi al trattamento e di richiedere la portabilità dei dati. Devi essere preparato a rispondere a queste richieste in modo tempestivo.
6. La creazione di politiche e procedure da attuare in risposta alle violazioni dei dati. Se i dati che l’azienda gestisce dovessero venire compromessi, deve esistere una procedura specifica per rispondere e ciò dovrebbe includere, a seconda dei casi, la notifica all’autorità di protezione dei dati e/o ai soggetti dei dati stessi.
7. La formazione del personale. Affinché l’azienda sia veramente GDPR compliant, è indispensabile che il suo personale sia adeguatamente formato su di esso e sulle procedure aziendali in materia. Ciò potrà anche aiutare a prevenire violazioni di dati riconducibili a errori umani.

In generale, è bene ricordare che la conformità al GDPR non è un traguardo, ma un processo continuo, nel quale l’azienda deve rivedere e aggiornare regolarmente le sue politiche e le sue procedure per assicurarsi che rimangano allineate con i requisiti del GDPR e con le best practices in materia.

Per essere compliant al GDPR, le aziende devono, infatti, rispettare una serie di obblighi, tra cui i più importanti sono:

1. La trasparenza. Le aziende devono essere chiare e trasparenti su come utilizzano i dati personali e ciò include la fornitura di informazioni dettagliate sulle finalità del trattamento, la base giuridica per il trattamento, e chi riceverà i dati.
2. La limitazione della finalità. I dati personali devono essere raccolti per scopi specifici, espliciti e legittimi e non devono essere ulteriormente trattati in modo incompatibile con tali scopi.
3. La minimizzazione dei dati. Le aziende devono limitare la raccolta di dati personali a ciò che è strettamente necessario per le finalità per le quali i dati sono trattati.
4. La precisione. I dati personali devono essere accurati e, se necessario, aggiornati. Le aziende devono prendere ogni ragionevole misura per cancellare o rettificare senza indugio i dati personali che sono inesatti.
5. La conservazione limitata. I dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione dei soggetti dei dati per un periodo non superiore al necessario per le finalità per le quali i dati personali sono trattati.
6. L’integrità e la confidenzialità. I dati personali devono essere trattati in modo da garantire una sicurezza adeguata dei dati personali, compresa la protezione contro il trattamento non autorizzato o illecito e contro la perdita, la distruzione o il danno accidentale, mediante l’adozione di misure tecniche o organizzative appropriate.

Questi sono solo alcuni degli obblighi imposti dal GDPR, il mancato rispetto dei quali può portare a sanzioni significative a carico dell’azienda, oltre a danneggiare la sua reputazione.

La non conformità al GDPR può, infatti, comportare gravi conseguenze per un’azienda. Tra queste, le sanzioni economiche rappresentano una minaccia significativa, con multe che possono raggiungere fino al 4% del fatturato annuo globale di un’azienda o 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore.

Ma le conseguenze della non conformità non sono solo economiche. La reputazione di un’azienda può essere seriamente danneggiata se si scopre che non gestisce correttamente i dati dei clienti e ciò può portare a una perdita di fiducia e, potenzialmente, a una perdita di clienti, in quanto le persone sono sempre più consapevoli dell’importanza della protezione dei dati e possono scegliere di non fare affari con aziende che non rispettano la normativa sulla protezione dei dati.

Proprio a questo riguardo, è importante sottolineare che rispettare il GDPR non è solo una questione di evitare queste conseguenze negative, ma anche un modo per dimostrare ai propri clienti che la protezione dei loro dati viene presa seriamente in considerazione e ciò può aiutare a costruire la fiducia e la lealtà dei clienti, che a loro volta possono portare a una maggiore crescita e successo per l’azienda.