⚠️ 𝐄-𝐦𝐚𝐢𝐥 𝐝𝐞𝐢 𝐝𝐢𝐩𝐞𝐧𝐝𝐞𝐧𝐭𝐢: 𝐥’𝐞𝐫𝐫𝐨𝐫𝐞 “𝐢𝐧 𝐛𝐮𝐨𝐧𝐚 𝐟𝐞𝐝𝐞” 𝐜𝐡𝐞 𝐜𝐨𝐬𝐭𝐚 𝐜𝐚𝐫𝐨

Nel provvedimento del 13 marzo 2025 (Registro n. 153, doc. web 10138760) il Garante richiama con forza un fatto semplice: la casella e-mail del lavoratore non è un “asset” qualsiasi. Gestirla male (soprattutto dopo la cessazione o con accessi indiscriminati/backup leggibili) espone a sanzioni, perché viola principi di liceità, minimizzazione, trasparenza e, in ambito lavoro, le garanzie dell’art. 4 Statuto dei Lavoratori.

Il punto dolente? È un errore diffusissimo e spesso inconsapevole. In tante aziende (e PA) si lasciano caselle nominali attive, si inoltrano messaggi senza informare, si leggono contenuti per “garantire continuità”, o si conservano metadati più del dovuto. Eppure, il Garante ha chiarito che i metadati delle e-mail (mittente, destinatario, data/ora, oggetto, dimensione) non possono essere conservati oltre 7 giorni (salvo estensione motivata di 48 ore), e ha già sanzionato chi ha ecceduto con log e tracciamenti.

Quali sono le azioni da fare?

✅ Disattiva subito le caselle nominali alla cessazione. Attiva solo per un breve periodo un autorisponditore trasparente (“scrivete a info@azienda.it
”), senza inoltri occulti.
✅ Usa caselle di ruolo (es. vendite@) invece di caselle personali per i processi critici.
✅ Blocca letture/backup leggibili da parte di IT o terzi: se fai backup, cifratura e accessi tracciati e motivati caso per caso. dottrinalavoro.it
✅ Rispetta i 7 giorni dei metadati, con estensione solo documentata e temporanea. DLA Piper
✅ Informativa, policy e DPIA dove serve; in ambito lavoro, coerenza con l’art. 4 L. 300/1970.

La scorciatoia “intanto leggiamo la mail” sembra innocua, ma apre varchi legali e reputazionali.

Chi è adeguato e ben seguito non inciampa in questi tranelli: progetta i flussi, istruisce i team, misura le retention e trasforma la compliance in continuità pulita.